Privacy

De Vereniging van Griffiers (VvG) hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacyreglement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Privacyreglement Vereniging van Griffiers (VvG)

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De VvG houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt en zoals deze zijn beschreven in dit privacyreglement met bijbehorend verwerkingenregister.
  • Verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Voor het gebruiken van je gegevens voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verstrekt, je uitdrukkelijk om toestemming vragen.
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens is gewaarborgd.
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • Op de hoogte zijn van je rechten omtrent jouw persoonsgegevens, jou hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VvG zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons privacyreglement, of in algemenere zin, vragen hebt kun je contact opnemen via de contactgegevens onder aan dit document.

Wij houden gegevens bij van:

  • Verenigingsleden
  • Deelnemers aan bijeenkomsten van of onder verantwoordelijkheid van de VvG
  • Leden die gebruik maken van juridische bijstand en vertrouwenspersonen
  • Bestuursleden en commissieleden
  • Klanten, leveranciers en kennispartners
  • Medewerkers
  • Nieuwsbriefabonnees

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Indien toch aan de orde maken wij met partijen (verwerkers) uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij de VvG opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hiervoor schriftelijk toestemming geeft.

Binnen de Europese Unie

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. De uitzondering hierop is het International Institute of Municipal Clerks (IIMC). Deze organisatie ontvangt in het kader van het collectief lidmaatschap van leden van de VvG aan het IIMC ieder jaar een overzicht van de leden, waarbij slechts de voor het IIMC noodzakelijke gegevens worden verstrekt. Met het IIMC wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder(s), verzorger(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s).

Bewaartermijn

De VvG bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel ten behoeve van historische gegevens c.q. analyses dan wel op grond van de wet is vereist. De verwerkingstermijnen zijn opgenomen in het verwerkingenregister.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Dit hebben wij gedaan onder andere door het nemen van de volgende maatregelen:

  • Alle personen die namens de VvG van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van jouw persoonsgegevens.

Mocht er in een onverhoopt geval toch sprake zijn van een ernstig datalek, dan hanteren wij de richtlijnen zoals deze zijn opgesteld door de Europese privacytoezichthouders. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Zie voor deze richtlijnen dan ook de website van de AP. Er is overigens sprake van een datalek als het gaat om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij de VvG zonder dat dit de bedoeling was. De mate waarin zegt iets over de ernst en de te ondernemen stappen. De VvG zal datalekken altijd registreren en documenteren.

Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van je ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Wij gaan er wel van uit dat je begrip hebt voor het feit dat wij over persoonsgegevens dienen te beschikken als je een lidmaatschap van de VvG aanvraagt.

Toestemming die je hebt verleend voor het verwerken van je gegevens, kun je altijd weer intrekken, echter met inachtneming van het feit dat verstrekking van bepaalde gegevens onlosmakelijk verbonden is met de mogelijkheid van een lidmaatschap van onze vereniging.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen

Als je naar aanleiding van ons privacyreglement nog vragen of opmerkingen hebt, kun je contact opnemen met:

Vereniging van Griffiers
T.a.v. de secretaris
Postbus 30435
2500 GK Den Haag

Contactpersoon: Daisy de Vries, ambtelijk secretaris, telefoon 070 - 37 38 212, emailadres info@griffiers.nl