Wat kan de griffie zelf doen aan verbeteren van de kwaliteit van raadsvoorstellen?

Een zestal griffiers gaf een korte presentatie over hun successen en falen in de zoektocht naar goede raadsvoorstellen.

Meerdere griffiers geven aan: Eenduidige terminologie is belangrijk. Dat geeft ook aan wat de rol van de raad is en wat zij dus moeten weten. Welke plaats heeft het stuk in het beleidsproces? Wat wordt er van de raad verwacht? Hoe gaat het proces daarna verder? (zie voorbeeld van Joost en Danielle). De raad heeft deze terminologie door middel van een raadsvoorstel vastgelegd.

Is de gemeentesecretaris je bondgenoot? Een knelpunt is dat nieuwe ambtenaren niet meer via bijv. de Bestuursacademie komen, maar van HBO en Universiteit, waar lokaal bestuur een ondergeschoven kindje is. Investeren in het inwerkprogramma van nieuwe ambtenaren is dus belangrijk. Dit moet periodiek herhaald worden.

Lees je als griffie mee in de voorfase, voordat het stuk naar het college gaat?
Of het ‘schouwen’ door de griffier werkt (dat wil zeggen feedback aan de opsteller geven over het raadsvoorstel), hangt vooral van personen af en legt de verantwoordelijkheid erg bij de griffier. Werk liever met een toetsingscommissie/ kwaliteitscommissie, die de verschillende aspecten van het raadsvoorstel toetst vóór het naar het college gaat. De coördinator van deze toetsingscommissie is dan iemand in de organisatie.

Maak geen aparte college- en raadsvoorstellen: er is een raadsvoorstel, dat eventueel met een oplegger naar het college gaat.

Loop het format voor het raadsvoorstel nog eens kritisch door. De organisatie is vaak bezig met het taalniveau. Dit is meteen een moment om andere zaken ook te veranderen, bijvoorbeeld het ABC-tje: Aanleiding, Belang, Centrale vraag. Ook kan er een publiekssamenvatting gemaakt worden.

Wat maakt een raadsvoorstel een goed voorstel? Als er goed beschreven is wat de politieke ruimte is, als er alternatieven worden benoemd (ook als daar niet voor is gekozen), als het besluit klopt en als het past bij het raad/bestuursakkoord.

Concrete acties:

• Gast van de raad voor ambtenaren
• Maak een nieuwsbrief over de raad voor de organisatie en post ook op intranet over de raad
• Speel de raad na met ambtenaren: dan ervaren zij wat raadsleden willen weten en kunnen zij de kwaliteit van de raadsvoorstellen beter beoordelen.
• Wil je het format raadsvoorstel in kleur of met foto’s? Laat je vooraf informeren of dat mogelijk is in de software van jouw gemeente
• De raad reikt jaarlijks een prijs uit voor het beste raadsvoorstel: dit houdt het onderwerp op de agenda (en ambtenaren vinden het leuk).
• Samenwerking met de Rekenkamer: doe een suggestie om de kwaliteit van de raadsinformatie te onderzoeken.